FMサポート21運営 メールルーム21 では、
大阪でのメール室・郵便発送代行サービスをご提案！

大阪を中心とした周辺エリアへ、これまでの経験・ノウハウを基に
御社の快適なオフィス環境構築に寄与
メール室のアウトソーシングなら、お任せください！

メールルーム21の「メール室業務・メールルーム業務」「館内物流管理」には
それぞれ以下のような3つの特徴があります。

担当者による丁寧なヒアリングで
顧客ニーズ・業務形態・事業規模に合わせた
メール室業務のカスタマイズが可能

独自開発のITログ管理システムで
誤配・紛失を完全防止。
管理不備によるトラブルを未然に防ぎます

オフィステナント様お一人お一人の
デスクまで郵便物・メールを配送。
また弊社運営ビジネスサポートショップと
連携し、必要な各種サービスもご提供

館内セキュリティ強化の一環で
メール室業務は有用
施設の保守安全性の向上により、
外部への情報漏洩や、外部から届く不審物の
侵入を水際で遮断します。

館内物流統制による物流導線の混雑緩和と
効率化により、淀みなくスムーズな
ワークスタイルを実現。
動線の効率化は
全体の効率化にも繋がります

ビル利用者様へ、高い利便性を
オフィステナント様
お一人お一人のデスクまでの配送。
また弊社運営ビジネスサポートショップと
連携し、必要な各種サービスもご提供。

駅から直通、1000坪の敷地を持つ
地上21階・地下2階の大型施設。
こちらの管理を担当しています

地下に飲食店街も含む大型施設。
多種多様なテナントが入るビルの
一括管理を任されております

二棟で構成されオフィスから
商店・飲食店まで入っている複合施設。
必然的に煩雑になる物流管理を
一手に引き受けています

業種
半導体関連企業
従業員数
2,000人
フロア数
6フロア
スタッフ数
1名（男性）

ご要望

半導体関連企業様より既存メール室運用を自社社員での対応2名で運用していたが、
人員確保が難しい状況となり、1名補填のご依頼を頂く。

  1. 1、宅配便、郵便の受取り、仕分け受取人様へご連絡業務。
  2. 2、郵便局への郵便物の差出し業務。
  3. 3、宅配便や社内事業所幹線便を利用した発送方法の問合わせに対する案内業務。
  4. 4、セキュリティが高い書類の、各事業所担当者への発送、到着連絡業務。
ご提案

業務内容、細かな運用の引継ぎ期間を十分設け、ミスなくスムーズな人員入替を行えた。

  1. 1、宅配便の発送は宅配会社に連絡せず、翌日に宅配会社の配達時に
    集荷してもらっていたが、宅配会社に集荷連絡することで発送日が1日早くなった。
  2. 2、郵便局の集荷業務が終了し、後納他局差出制度により
    近隣郵便局へ徒歩で差出しを行うようにした。
  3. 3、社内事業所幹線便ルールや宅配便の発送方法を把握されていない発送人様へ
    発送方法、梱包方法の案内を行い発送準備がスムーズになった。
  4. 4、セキュリティ便発送時、ダブルチェックを行いご発送を防止し、
    各事業所担当者様と密に連絡を取り紛失等ないようにしている。
郵便、宅配便
  1. ・セキュリティが高い書類の事業所間での発送、到着連絡
  2. ・社内事業所幹線便の荷受けと荷渡し
  3. ・宅配便の荷受け仕分け受取人様への連絡業務
  4. ・到着荷物の他事業所への転送手配。
  5. ・郵便物仕分け作業
  6. ・郵便局への後納差出票作成、郵便局への持込業務
  7. ・郵便後納支払い分集計
  8. ・月次、郵便発送集計と報告
  9. ・月次宅配便請求書集計報告
  10. ・社内ルールに基づいた発送方法の案内
  11. ・到着宅配便の残荷物の管理
備品管理
  1. ・梱包資材、帳票類の在庫管理、発注業務
  2. ・宅配会社への伝票、発送資材発注依頼

業種
土木建築工事関連企業
従業員数
1,200名
フロア数
6
スタッフ数
1名（男性）

ご要望

土木建築関連企業様より障害者スタッフへの業務支援を含む
メール室業務運用の依頼を頂いた。

  1. 1、お客様が雇用している障害者の業務支援を行いながら、
    メール室業務をうまく運用してほしい。
  2. 2、各支店とメールにて密にコミュニケーションを取るため、
    メールの対応がパソコンの基礎知識が必要
  3. 3、セキュリティ上、人員はなるべく固定してほしい
ご提案

障害者の作業可能な業務を把握し業務分担を明確にしたメール室運用を行った。

  1. 1、障害者の出来ること出来ないことを理解し、問題なく出来る業務を
    お願いし、出来ないことはバックアップを行う形でメール室を運用している
  2. 2、他事業所で基本を学んでいるスタッフを配置することで、
    問題なく対応が出来ている。
  3. 3、常駐スタッフ、バックアップスタッフを固定し運用するようにした。
郵便、宅配便
  1. ・社内便の仕分け各部署への配達作業
  2. ・郵便物、宅配物の荷受け仕分け各部署への配達作業
  3. ・社内便、郵便の各部署からの集荷作業
  4. ・郵便計器を利用し郵便物発送準備作業
  5. ・郵便局への持込差出作業
  6. ・社内便の発送準備/発送業務
  7. ・特殊郵便到着分の台帳作成、報告。
  8. ・宅配貴重品便の管理、報告
  9. ・海外宅配便発送確認
備品管理
  1. ・文房具、封筒等の備品在庫確認
  2. ・宅配会社への伝票、発送資材発注依頼

業種
一般消費財メーカー企業
従業員数
1,200名
フロア数
5
スタッフ数
3名（男性）

ご要望

メール室の人員削減に取り組みたい
フリーアドレスの為、宅配便や郵便はパーソナルロッカーへ配達し
誰のロッカーへ投函したかログを残したい

  1. 1、業務を効率化してメール室4名体制から3名体制にしてほしい
  2. 2、荷物のログを残して、行方不明になるのを防いでほしい
  3. 3、バックアップ要員の習熟度を上げてほしい
ご提案

メール室スタッフ一人一人の業務担当を明確化し、作業効率を向上させた運用を提案。
誰のロッカーに配達したか明確にログを残したいという事で
ハンディターミナルシステムの導入を提案。

  1. 1、スタッフ一人一人のタイムスケジュールを明確にし、
    業務効率を上げ1名削減を提案。
  2. 2、ハンディターミナルステムを導入し、どこのロッカーへ投函したかログを残す
  3. 3、他拠点を含めたシフト調整により週1回程度バックアップ要員が
    該当メール室で作業できるよう調整。
郵便、宅配便
  1. ・社内便の仕分け各部署への配達作業
  2. ・郵便物、宅配物の荷受け仕分け各部署への配達作業
  3. ・社内便、郵便の各部署からの集荷作業
  4. ・郵便計器を利用し郵便物発送準備作業
  5. ・郵便局への持込差出作業
  6. ・社内便の発送準備/発送業務
  7. ・特殊郵便到着分の台帳作成、報告。
  8. ・宅配貴重品便の管理、報告
  9. ・海外宅配便発送確認
備品管理
  1. ・各フロアに帳票関係の補充、在庫管理
  2. ・宅配会社への伝票、発送資材発注依頼
備品管理
  1. ・貸倉庫への搬入、搬出管理

メール室とは、企業の総務部や各部署の総務担当スタッフ様の
業務の中で、主に郵便物や宅配物のような配送荷物の荷受け・
仕分け・配達・発送等の業務を一元管理する部署です。

企業様によって異なりますが、配送荷物の取り扱い以外の
総務業務（ファシリティ業務）を代行している
メール室もあります。

  • 到着郵便物、国内外からの宅配物、バイク便、
    外部拠点からの社内便の荷受け〜仕分け〜配達
  • 発送郵便物の集荷
  • 発送郵便物の料金印字
  • 国内外への宅配物、バイク便、外部拠点への
    社内便の発送準備〜荷渡し
  • 郵便料金計器の管理または切手管理
  • 発送郵便物の郵便局への持込み、引渡し
  • 居室内での社内便の回収〜仕分け〜配達

導入費用は?
お客様のご要望や事業規模、
配置する人員数等により変動いたします。
まずはお問い合わせください。
メール室導入に関するお見積りは
無料となっております。
人材は?
　
研修を受けたメール室専門スタッフを
配属いたします。メール室の知識だけでは
なく、配送会社ごとの特徴も把握します。
主要宅配業者のサービスにも対応。
発送業務に関しぜひお任せください。
紛失対策は?
メールルーム21独自のITログ管理
システムを導入することにより、
荷物の紛失や誤配送などを防ぎます。
またITログ管理と同時に人の目での
チェック体制も万全にしております。
英語対応は?
可能です。どの程度の英語力が必要なのか、
事前にお打ち合わせいたします。
英語面談を行ったメール室スタッフを
配属いたしますので、ご安心ください。
休日対応は?
お客様の営業カレンダーに合わせて
対応させていただきます。
まずはご要望をお聞かせください。
郵便発送代行は?
発送郵便物の数量や持込先郵便局までの
距離等を踏まえ、発送代行業務を行います。
まずはお気軽にお問い合せください。
郵便物発送代行業務に関するお見積りは
無料となっております。

郵便物集荷代行について

大阪を中心に、メール室業務やオフィスサービスをご提供する
メールルーム21では「快適なオフィス環境の構築をお手伝いしたい」
という想いから、様々なサービスを提案しております。
企業様にとって郵便物の管理は、情報保護の観点からも
非常に重要な業務だと考えます。

しかしながら、郵便物の荷受け・仕分け・発送等の業務を社内で行うとなると、
企業様本来の業務を圧迫する可能性があります。

2018年頃から郵便局の法人向け集荷サービスが無くなってきて現在に至りますが、
各企業様でも色々と対策を考えており、様々な対策を取られています。
とはいえ、やはり業務時間を割かれる事が多く、3〜4時間取られるようなケースも…。
通常業務をこなしながらこれだけの時間を割くとなると、業務の効率化には程遠くなります。
集荷や仕分けの際に、荷物が紛失してしまうことも考えられます。

さらに車で持込む場合は常に労災の懸念が付いてまわり、
雨風にも対応しなければならないといった、オフィス業務では無いはずの問題が発生します。
これでは悪循環を断ち切ることは難しいでしょう。

  1. ・安全な対応（鍵付のセキュリティーＢＯＸ・バッグを使用・授受簿の作成）
  2. ・安心な対応（集荷スタッフの固定・授受簿の作成・業務仕様書及び契約書の作成）

様々な状況にも迅速に対応できる企業、それがメールルーム21です。
常に企業様の立場に立ち、安全かつ安心してお任せできる企業としてサポートいたします！