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メールルーム21 スタッフブログ

メールルーム研修で感じたこと
（本部オフィス 杉崎建太）

本日のブログでは、本部オフィスの杉崎が「メールルーム研修」で感じたことを記事としてご紹介いたします。メール室業務の多様さを実感し、多岐にわたる雑務の外注により企業の業務担当者様の負担が軽減すると実感しました。
メール室への業務委託をご検討中の方は、是非ご覧ください。

本部オフィス 杉崎　建太

メールルーム21ブログを拝見の皆様こんにちは。
今期より中途入社し、本部に配属された杉崎です。

好きなことは様々な場所での食べ歩き。最近の悩みはちょっぴり？増えた体脂肪。
そんな私ですが、会社の一員としてお客様に喜んでもらえるよう頑張っていく所存です。
今後ともよろしくお願い致します。

さて、配属され今月ではや2ヶ月、まだこの業界に不慣れな私ですが、そんな私の視点から様々な場所で研修した感想をお伝えしようと思います。メールルームの業務の有益性についてはこのHPや他の方のブログで語られていますが、まだぴんと来ない方もおられるのでは？

ですが、実際に現場に行くと、その業務の多様さが体感できました。
ここでとあるメールルームのメンバーの1日の予定を載せましたので、ご覧ください。

クリックで大きい画像を開きます

いかがでしょうか？
このリストは3名ですが、規模に応じて1~2名のルームもございます。
この業務内容に加え、これ以外の細かな案件も合わせて、これほどの業務を一気に任せられると会社（主に総務の方）の負担も大きく軽減できるのではないでしょうか。

実際に現場体験をした際、その作業は幅広く膨大でした。
これらの業務が軽減されれば、社員に余裕が生まれ、今年から始まった働き方改革にも貢献できるのではないでしょうか。

実際に話を聞くことでネットだけではわからない情報も出てくると思いますので、気になった方はぜひご相談ください。もちろん、お見積りについては無料です。まずは一度お気軽にご連絡ください。

メール室業務の委託や外注について

メールルーム21の最大の強みは、「プランありきのサービス提供ではない」という点です。
メール室スタッフは企業様のご要望に合わせて業務へ対応いたしますので、ご契約の際に「本来は不要なサービス」が含まれているといったことがありません。

例えば

• メール室についてすべて委託
• 簡易的な文書の作成を依頼したい
• 電話対応も行ってほしい
• 会議室の管理を依頼したい
• 会社の受付対応をお願いしたい
• 電話だけでなくメール対応もしてもらいたい
• 伝票整理が煩雑なので依頼したい

上記内容は、すべてメールルーム21が解決いたします。
新たに人材を雇って上記作業をお願いするとなっても、指導にあたる時間や研修期間等があります。
そういった「トレーニング」の部分についても、メールルーム21が請け負います。

上記のような総務業務に圧迫され、本来やるべき業務へ手が回っていない、という企業様は、是非メール室の委託とともに業務のアウトソーシングをご検討ください。

メール室運営の最中に、追加で依頼したい業務が発生したら

メールルーム21では、定期的なミーティングを行い常にメール室をアップデートしています。
その際は、企業のご担当者様、メール室スタッフ、そしてメールルーム21本部スタッフの三者でミーティングを行います。

定期的なミーティングの中で「こういった業務をお願いしていきたい」「ワークフローの見直しをしたい」といったご相談をよくいただきます。
頂いた内容を基にメール室業務へ反映を行い、企業様のオフィス環境を快適にしていくお手伝いを行っています。気になる点や改善点があった際には気軽にお声がけをいただけるよう、ミーティングの雰囲気にも気を配っています。

現在のメール室へ不満がある企業様や、もっと改善していきたいとお考えのご担当者様は、是非一度メールルーム21へご相談ください。
企業様のご要望や予算にあったメール室運営について、ご提案をいたします。

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