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日本郵便による集荷サービス廃止について

郵便集荷サービスが廃止になり、このようなお悩みはございませんか?

2018年5月頃から、郵便局から郵便物の集荷サービス廃止について通達を受け、企業様のご担当者様自ら郵便局へ持ち込みをされていると思われます。
しかし、今その持ち込み業務について様々な問題やお悩みの声があがっています。

例えば

皆さまのお悩み解決のためにメールルーム21がサポートいたします。

 

郵便物 発送代行サービス

後納郵便物を契約している郵便局が必ずしも企業様に近い場所にあるとは限りません。長時間待たされるだけではなく、郵便局との行き帰りにも時間をとられてしまうことになります。

また、大量の郵便物を徒歩により持ち込む場合、郵便物の紛失や悪天候による汚れ等が発生する可能性があります。郵便物は個人情報の宝庫であり、特に書留等の特殊郵便物は慎重に扱う必要があります。

これらの問題を解消するため、メールルーム21では専用BOX又はバッグを用意し、軽車両やバイクによる「発送代行サービス」をご提案しています。

メールルーム21がご提案するソリューション

メールルーム21はご提案の際、まず「どのようなフローを構築するとスムーズかつ安全に運用できるか?」「持込郵便局に特性はあるか?」について徹底的にリサーチいたします。
その後、企業様のお困りごとを解決するために必要な事柄をいかに最小限のコストでできるか検討しながら、運用プランを組み立て、ご提案いたします。

そしてメールルームの導入後は「発送サービスがスタートしたので、これで終わり」ではありません。
日本郵便による集荷サービスが徐々に廃止となっているため、運用開始後も日本郵便の状況や他企業様の持込状況等、その後の運用について検討し続けることが重要であると考えます。

メールルーム21はメール室導入後も業務内容の見直しをすることで、「機能的で効率的かつオンリーワンのメール ルーム」を構築いたします。

「郵便物発送代行サービス」について

 

発送代行サービス 導入事例のご紹介

ご提案事例1:アパレル関連企業様

お問い合せ内容 グループ会社等へ発送する月平均8,000通近くの郵便物を郵便局に集荷してもらっていたが、9月末で集荷サービスが停止することになった。
ご提案 ・持ち込み先郵便局の状況を調査し、集荷時間をご提案
・発送通数と企業様のセキュリティに関するお考えをもとに配送に適したBOXをご提案
現在の運用 ・毎日16時に軽車両で企業様にお伺いし、集荷。
・郵便局に持込
・領収証、差出票の控え、専用BOXを返却し当日の業務終了
Proposal/1
持込先郵便局を調査し、駐車場の有無・混雑時間帯・大口窓口対応の有無・差出票返却方法等について確認する
Proposal/2
セキュリティ面強化のため、ドライバーを固定する。また、業務内容を精査できるようチェックシートを作成し、集荷時間・持込時間・待機時間・物量等を毎日記録している
Proposal/3
チェックシートを集計後、業務を見直しできるよう定期的なミーティングを開催

 

ご提案事例2:マーケティング関連企業様

お問い合せ内容 月に2〜3回程、1回につき数百から数千通を発送することがあり、 郵便局で集荷してもらっていたが、6月末で集荷サービスが停止し、社員がタクシーにて持ち込んでいる。
ご提案 ・持ち込み先郵便局の状況を調査し、集荷時間をご提案
・大量発送の場合も別納により現金払いを行っていたため、後納郵便に切替提案
現在の運用 ・月3回程度の大量発送時に軽車両による発送代行を行っている
Proposal/1
これまで大量の発送物に対して、都度、料金別納郵便(現金対応)にて発送されていたため、お客様社内における出金手続きのお手間を省き、 利便性向上を目的とした後納郵便への切り替えをご提案
Proposal/2
月数回のスポット的な持込作業ではあるものの、業務仕様を確定させ、保障面についてもしっかりと明記した業務委託契約書を締結
Proposal/3
大量発送であるがゆえに、持込先郵便局で行われる通数確認において時間を要していたため、通数確認立会い不要の申請をご提案。 これにより待ち時間がなくスムーズな運用となった

 

ご提案事例3:製造関連企業様

お問い合せ内容 発送通数は少ないものの、毎日郵便局で集荷してもらっていたが6月末で停止することになった。 総務部の人数は限られているため、持込は難しく業務委託を検討している。業務委託をお願いする場合には総務業務の一部も合わせて依頼できるか。
ご提案 ・持ち込み先郵便局の状況を調査し、集荷時間を調整
・持ち込む前に必要な作業(企業内ピックアップ、計量、差出票の作成等)の他、到着郵便物の部署配達や宅配物品の対応、総務代行業務を含めたメール室業務をご提案
現在の運用 ・毎日午後からお客様先にてメール室業務を請け負い、郵便物のポスト回収〜部署配達、 郵便物の発送手続き、郵便局への持込、総務代行業務までを行っている
Proposal/1
担当郵便局自体が集荷廃止により対応方法等かなり情報が混乱している状態であったため、本局とかけあい、対応方法を検討
Proposal/2
郵便物関連業務の他、会議室点検、各種備品や機器の点検・整備、定期的な植木の水遣り、更衣室の簡易清掃等、総務部様のかゆいところに手が届くこまやかな業務を提案

 

メールルーム21にご依頼された場合のメリット

業務負担の軽減 ご担当者様の郵便発送業務にかかる時間と労力を軽減します。
コストの削減 物量や持ち込み頻度等により軽車両またはバイクをお選びいただけます。※1
また、スポット的な発送代行もお受けいたします。
ドライバーの固定化 毎回同じドライバーがお伺いすることも可能です。企業様とのコミュニケーションが図れることから安心して発送代行をお任せいただけると考えます。※2
安全な配送 万が一交通事故等が発生した場合、メールルーム21が責任を持って対応します。
セキュリティ強化 蓋付・鍵付の専用ボックスを使用して配送中の紛失や破損を防ぎます。
運用の効率化 最初の1ヵ月は試験的な運用とし、運用方法を精査した上で正式なご契約を開始することも可能です。
業務の効率化 メール室運営とセットにした運用方法もございます。 その場合、物量や郵便局までの距離によっては弊社スタッフが徒歩で郵便局に持ち込むことが可能になりますので車両費等の経費がかかりません。 また、郵便関連以外の業務(ファシリティ業務)もお受けできますので、さらに企業様のご負担が軽減されます。

※1 メールルーム21は信頼のおける複数の配送業者と業務提携をしております。
※2 毎回異なるドライバーがお伺いする場合でも、企業様の業務を理解したドライバーが対応いたします。

お気軽にご相談・お問合せください

 

日本郵便 集荷サービス廃止の背景

2018年6月30日(土)より、これまで無償で行われていた郵便発送物の集荷サービスが終了となります。

郵便物の集荷サービスをご利用の企業様では、2018年4月下旬から5月上旬にかけて、郵便局から「郵便物の集荷見直し等 についてのお知らせ(お願い)」(下記参照)という通知文書が届いています。


日本郵便からの「郵便物 集荷廃止」に関する通知文書には、昨今の宅配業界における取扱量の増加による労働力不足及びこれに伴う人件費の上昇等のコスト増加に対して、安定的なサービスを継続してご提供するための十分な配達員の確保等に向けたサービスの見直しが必要な状況となっているため、とあります。

2017年にあったヤマト運輸や佐川急便といった宅配各社の運賃一斉値上げから、利用者がゆうパックに流れ、ゆうパックの取扱個数が急増したことも一因と思われます。

通知文の内容について

通知文の内容をまとめると、下記の2点です。

【7月1日から集荷廃止となる商品】

  • 新特急郵便物、巡回郵便物及びレターパックプラスを除く、内国郵便約款を適用する郵便物
    ⇒一般的な国内郵便物
  • 国際スピード郵便物及び小包郵便物を除く、国際郵便約款を適用とする郵便物
    ⇒EMSまたはSAL便・船便・航空便以外の一般的な国際郵便物
  • ゆうパケット約款を適用するゆうメール及びゆうパケット
    (集荷を条件として個別に契約している場合を除く)  

【7月1日以降も集荷サービスが継続となる商品】

  • 新特急郵便物 (おおむね午前中の差出で、午後5時頃までに配達となるスピード便)
    (地域・サイズ等に限定あり)
  • 巡回郵便物(官庁や事業所等と支所・支店間を巡回する社内便的な配達便)
    (利用には事前登録の他各種制限あり)
  • レターパックプラス
  • ゆうパック
  • 国際スピード郵便(EMS)
  • 小包郵便物(航空便、船便、エコノミー航空(SAL)便)
お気軽にご相談・お問合せください

郵便 集荷廃止に伴い、考えられる事象・変化

日本郵便からの通知文書では、集荷廃止に代わるサービスのご案内として、後納郵便物をご利用のお客様には 「後納ポストイン」サービスのご案内がされています。

後納ポストインとは

専用ケースに差出票と対象郵便物を入れて、お近くのポストに専用ケースごと投函するだけなので、とても便利で簡単なサービスにはなりますが、専用ケースのサイズが郵便ポストに投函可能なサイズとなっている為、後納郵便物を大量に発送する企業様には適用が難しいサービスになります。

参考:http://www.post.japanpost.jp/fee/how_to_pay/deferred_pay/postin.html

郵便局窓口への持ち込み

料金後納の承認を受けた指定郵便局には、今回の集荷サービス廃止を受けて窓口にお持ち込みになる法人様で長蛇の列になることが懸念されます。特に夕方以降、当日受付締切のギリギリの時間には駆け込みで多くの方が来局され、番号札を抜いてから長時間待つ可能性がある為、郵便物の差出が翌日になる場合もあると通知文書には記載があります。

そのため郵便局に余裕をもって持ち込みが行えるように、郵便発送締切時間を早める等の社内ルールやスケジュールの見直しが必要になってくるでしょう。
また、持ち込んだ際には、かなりの待ち時間が発生することも覚悟しておく必要があります。

企業を支える総務部様、ファシリティ担当者様に郵便窓口待機の為に長時間の残業対応をさせるわけにはいきません。メールルーム21では、郵便集荷廃止に関する様々な対応策を承っております。
お困りごとがございましたらお気軽にご相談ください。

お気軽にご相談・お問合せください

後納郵便に替わる発送方法として

料金計器別納

多種多様・大量の郵便物を発送される企業様には、切手のかわりに郵便料金を印字する料金計器による発送が対応可能です。

予め郵便料金計器(郵便料金を印字する機会)を郵便局が指定した料金計器の販売会社から購入、またはリースをする必要がありますが、郵便料金計器で郵便料金を印字した場合、計器内で自動的に部門別でのデータ管理を行えるため、ご担当者様が毎月部門毎に郵便経費を割り出す手間が省けます。
郵便料金は1ヶ月まとめての支払いになります。

料金計器別納のメリット:1
後納郵便では、全ての郵便物を契約している郵便局へ必ず持ち込まなければなりませんが、郵便料金計器で郵便料金を印字した郵便物は、切手を貼った郵便物と同様の為、書留等の特殊郵便物以外の一般郵便物・速達は承認郵便局の受持取扱地域や隣接する地域の郵便ポストならばどこにでも投函することができます。
料金計器別納のメリット:2
後納郵便では、発送郵便物と一緒に料金別に通数を記載した「差出票」を提出しなければなりません。
そのため、郵便物を種別・重さ毎に仕分けて通数を数える必要がありますが、郵便料金計器では「差出票」の提出は不要のため、事前に通数を数える手間が省けます。

集荷廃止についてメールルーム21へご相談いただいた後のフロー

企業様からのお問合せ内容とヒヤリングおよび現地調査を基に、まずは1ヶ月間の試用運転を行います。
試用運転期間中に状況を調査しながら超過時間等を確認し、本格的な運用開始のためのご提案とお見積りをご提示いたします。郵便物の集荷廃止に関する悩みごとについて、まずはお気軽にご相談ください。

郵便 集荷廃止に関するよくあるご質問とその回答

噂で大量の郵便物を発送する場合は引き続き郵便局が集荷してくれると聞いたのですが。
実際に、企業様が郵便局へお問合せをされた際の対応は郵便局ごとに異なっています。
そのため色々な噂がネット上で流れているのでしょう。しかし、集配サービスの廃止に至った経緯を考えますと、これまでのような集荷サービスの継続は難しいと思われます。
発送代行サービスは信書便事業の許可が無いとできませんか。
いいえ。信書便事業とは「民間事業者による信書の送達」です。
差出人様から郵便物(信書)を預かり、受取人様まで信書を直接お届けすることをいいます。「発送代行サービス」は差出人様から郵便物を預かり、それを郵便局へ運ぶだけですので「信書の送達」には該当しませんので、問題ありません。
1日に発送する郵便物の量が少ないのですが、発送代行をお願いすることは可能ですか。
可能です。郵便物の量が多くても少なくても総務部様やファシリティ担当者様による郵便物のお持ち込みの負担は変わりません。
たった1通の書留でも郵便局窓口で順番待ちをする必要があります。その順番待ちも短時間で済めばいいのですが、1時間、2時間と長時間になるかもしれません。それでは企業様の負担が増すばかりです。メールルーム21では企業様の物量に合わせた配送方法をご提案いたします。
急なことなので予算が多くとれません。
ぜひメールルーム21へご相談ください。
企業様へのヒヤリング等で得た情報を精査し、予算の範囲内で収まるような方法をご提案いたします。
お気軽にご相談・お問合せください

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