メール室（メールルーム）の導入・アウトソーシング、コスト削減を行うならメールルーム21へ/郵便物 発送代行のご相談にも対応

メールルーム21 スタッフブログ

メールルーム21のメール室事業
基本方針とスタッフ教育への取り組み

メールルーム21 スタッフです！

今回は当社物流事業の「基本方針」と「より良いサービスをお客様へご提供するための
スタッフ教育への取り組み」について、分かりやすくご紹介をしたいと思います。
ぜひご覧ください。

メールルーム21運営 株式会社ヒガシトゥエンティワンの基本方針

「安全」と「安心」を大切にして物流事業を通じ社会に奉仕する
私たちヒガシ21

当社では「安全と安心を大切に」のスローガンの下、法令・社会のルールを遵守し
物流事業によって生じる大気汚染・地球温暖化などの環境負荷の削減を目指しています。

物流事業を通じ、社会、多くの企業様へ安心で快適なサービスをご提供してまいります。
メール室サービス及びビル内デリバリーサービスもこのような方針に基づき、
日夜サービスの向上に努めております。

株式会社ヒガシトゥエンティワン経営理念・3つの使命

• 1：商品・サービスの使命
  お客様・荷主様の満足する物流サービスを提供し、信頼の向上に努めます。
• 2：社会的使命
  良き企業市民として社会のルールを守り、地域に貢献、環境保全に取り組みます。　
• 3：経済的使命
  社会、株主、社員の繁栄を図るため、常に経営基盤の強固・安定を図ってまいります。

上記3つの使命を忘れることなく意識し、多様な物流事業を展開いたします。

安全で快適なメール室・ビル内デリバリー事業への取り組み

「5Sの徹底」に関する取り組みを教えて下さい。

まず、5Sとは「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の5つをさします。
業務を行う上でのベースとして、こちらの5つを徹底できているかどうかが重要となります。

5Sをおろそかにしてしまうと、様々な場面で少しずつ弊害がおき、やがて大きなトラブルへと繋がる危険性があります。そのため、メールルーム21ではすべてのメール室業務・ビルデリバリー業務を行う前に5Sの徹底・確認を行っています。

【メールルーム21 5S・スタッフ教育への取り組み内容】

■デスク周りの整理・整頓
メール室業務・ビルデリバリー業務 終了時には、デスク周囲の整理・整頓を必ず行います。
また、机の上に不要なものは一切置かないことを徹底しております。

整理・整頓が問題なく実行されているか？を各チームの責任者が、毎日必ず確認しています。
そして、定期的に現状の状態を写真撮影し、会議で発表します。

■朝礼時に5Sを唱和
毎朝、業務を開始する前のスタッフ朝礼時に「5Sの徹底」について、メンバー全員で唱和しています。
毎日唱和することで、業務時の「5S」を忘れることなく意識することができます。
その際、元気に「挨拶の唱和」も行います。

■個人の所有物は毎回、ロッカーへと収納
メールルーム21の一部オフィスでは、フリーアドレス（社員が個々に決まったデスクのないオフィス環境）となっています。そのため、自身が使用した机を翌日は他のスタッフが使用するので、その日のうちに業務を行ったデスク周りの片づけを徹底しています。個人の所有物はそれぞれのロッカーへと収納。

■執務室での飲食は禁止
メール室業務・ビルデリバリー業務において、お客様からの荷物をお預かりしている場所（執務室）では一切の飲食を禁止しています。

■毎朝のオフィス内清掃を徹底
オフィス内全般の清掃を毎朝、必ず行っています。業務終了後の後片づけはもちろん、朝会社へ来たら、まずオフィス内を拭いたり、掃いたりし荷物等をセッティングします。

■挨拶・容姿のチェックを徹底
業務前に姿見で必ず自身の容姿をチェックしています。髪型や服装の確認、爪のチェック等も行います。

■見た目だけでなく、匂いもチェック
容姿の確認だけでなく、お客様・お会いする方へ不快を与えないよう匂いにも注意します。
特に喫煙者はお客様の所へ赴く際、必ず消臭スプレー等を使用するように徹底しています。

■定期的な安全・衛生会議の徹底
メールルーム21では、スタッフの衛生面もチェックしています。
汗をかいたシャツを着替えるなど、衛生面の確認も徹底。
また、「安全・衛生面の確認と向上を図る会議」の開催にも力を入れています。

■メール室・ビルデリバリー業務 配属前に1ヵ月間の研修を実施
実業務を行う、配属前に必ず1ヵ月間の「スタッフ研修」をいたします。
スタッフ研修では基本的な常識・マナーから、メール室業務を行うにあたり必要となる知識、個人情報・コンプライアンス面の知識、基本的な郵便物・宅配荷物に関する知識をしっかりと身につけます。

■スタッフ研修では知識面だけでなく、業務に対する意識も学びます
お客様のお荷物を運ぶことについて学ぶだけでなく、「笑顔の徹底」や「気持ちの良いサービス提供を行っていくには、どういった心がまえが大切か？」等、メール室スタッフとしての在り方も学びます。

■業務時はユニフォームが基本ですが、
クライアント様に合わせ、私服での業務も対応いたします
メール室業務を行う専門スタッフとしてすぐに分かりますよう、基本的にユニフォームを着用していますが、配属先のクライアント様に合わせ、私服による業務も可能です。

■配属先のお客様及び関係者様へ不快のないよう、話声のトーンや足音にも注意します
会話をする相手の方だけでなく、周囲の方への配慮として常に声のトーンにも気をつけています。
また移動の際は、足音を絶対立てないよう歩く指導も随時行っています。

■誰が見ても爽やかな外見を重視
見た目の印象は非常に重要なため、業務スタッフの茶髪・ピアスは禁止をしています。

メールルーム21では上記のような基本的に順守すべき内容について定着をするまで徹底して、チェック・指導しております。

配属先企業様へ常に信頼いただける、より良いメール室・ビル内デリバリー業務を行うことができますようこれからも「業務内容の確認と改善」を継続的に実施してまいります！
どうぞ、よろしくお願いいたします。