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メールルーム21 サービスの強み

メールルーム21では企業様のより良いオフィス環境の実現のため、メール室(メールルーム)に対するご要望を第一に考え、業務形態や従業員規模等を考慮し様々なご提案を行っております。

【メールルーム21がご提供するメール室・メールルーム業務の強みをご紹介いたします】

メールルーム サービスのカスタマイズ性

メールルーム21は、これまで培った経験とノウハウを活かし、企業様のご要望に沿ったメールルーム(メール室)へカスタマイズしご提案いたします。

メールルーム サービスカスタマイズ例

  • 郵便物や宅配等、荷物の集配業務に特化したメールルーム
  • フリーアドレスの企業従業員様への個別配達
  • 居室内のセキュリティを重視し、決められた場所までの配達
  • 総務代行業務もプラスした運営
  • 外資系企業様向けに英語対応が可能なスタッフの配置
  • ビル全体の物流と関連付けたメールルームの運営
事前に綿密な調査と打ち合せを行い、企業様にご満足いただけるメールルーム作りを目指します。

メールルーム サービスカスタマイズ例

メールルームログ管理システム

弊社独自の「メールルーム ログ管理システム」は、宅配等の荷物に貼付されている伝票のバーコードを読み取り、荷受け〜配達、集荷〜荷渡しまでのログを管理するシステムです。さらに、このシステムは全ての宅配業者のバーコードを読み取ることが可能です。

メールルーム ログ管理システムを活用することにより、読み取ったバーコードのデータから「到着荷物がまだ手元に届いていない」「発送した荷物が届いていないと、先方から連絡があった」等のお問い合せに速やかに対応することができます。

また、業務中に業者から荷受けした個数と配達した個数を確認した際、万が一 個数が合致しなかった場合にはデータを検索し、荷物の行方を確認いたします。

※ログ管理方法につきましては、企業様とセキュリティレベルや物量等を協議した上で、メールルーム ログ管理システムを使用しない別の方法を用いる場合もあります。

ログ管理システムの流れ 〜到着荷物の場合〜

メールルーム 業務スタッフの教育

メールルーム21は人材派遣会社ではありませんので、「メールルームに関する知識を持っていないメンバーだけれど、メールルーム業務を行うために必要な人員数を派遣したため、企業様のご要望への対応は完了した」といった考え方はいたしません。

派遣会社と同じように人材を用意するだけの場合、実際にメールルームへ入ってからの全ての教育を企業様で請負うことになり、ご担当者様の負担がいつまで経っても軽減しないどころか、メールルーム業務を行うスタッフが変わる度に教育をしなければなりません。

メールルーム21は「メールルームの円滑な運営」を業務としております。
そのために必要な教育は、当然弊社で行い、ご担当者様に負担がかからないようにいたします。また、弊社はメールルームに必ず他の企業様のメールルームで経験を積んだ自社の従業員を配置し、新人スタッフを配置する場合でも本部や他の企業様の、メールルームで基本的な業務について事前に研修を行います。

教育スケジュールについて 〜旧スタッフから業務を引き継ぐ場合〜

メールルームに関する基本的な知識の事前研修

  • 特殊郵便物(書留、特定記録郵便物等)、後納郵便等の発送方法
  • 郵便料金計器の操作方法または切手の管理方法
  • 宅配荷物伝票の見方、宅配業者のサービスメニューの把握
  • ログの必要性と管理方法
  • 台車の扱い方

業務開始前 準備段階

  • 企業様の会社概要、部署名等の把握
  • 居室内レイアウトと動線の把握
  • 発送郵便物の持込み先郵便局までのルート
  • 取引宅配業者の把握
  • その他の業務内容の把握

その他研修

メールルームサービス バックアップ体制

メールルーム21が運営するメールルームは、配属スタッフに急遽欠員が出た場合やスポット的に人員が必要になった場合に備え、万全なバックアップ体制を整えております。

メールルーム運営開始時のバックアップ

メールルーム運営の開始から一定期間は、メールルームの運営に長けた経験者がアドバイザリースタッフとして、スタッフのフォローや企業様との窓口として入ります。

日常的な運営面のバックアップ

常勤スタッフの急な退職やインフルエンザ等による欠勤が発生した場合に備えて、バックアップスタッフを定期的にメールルームへ派遣し、最低限必要な日常業務をこなせるように準備いたします。

また、企業様やメールルームスタッフと定期的に連絡やミーティングを行い、日常業務の中で見つけた改善点や業務受託先の企業様からの新たなご要望等に対し速やかに対応ができる体制にしています。

臨時的業務のバックアップ

年末年始に大量に届く年賀状対応やその他スポット的業務が発生し、通常のメールルームスタッフだけでは人材が足らない場合、必要な人員を追加投入することも可能です。(別途お見積りとなります)

バックアップ体制の図式

メールルームとビル内デリバリーとのコラボレーション

弊社は首都圏・大阪等の都市圏12のビル(2017年1月現在)にて、「ビル内デリバリー」(ビル内での館内物流)の管理運営を行っております。

メールルーム21がデリバリーセンターを管理運営しているビル内に入居されている企業様には弊社のビル内デリバリーを活かしたご提案をいたします。また、自社ビルをお持ちの企業様やビルを丸々一棟借りされている企業様には、ビル内デリバリーとメールルームを一体化させた内容のご提案が可能です。

※ビル内デリバリーサービスに関する詳細はこちら

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