メールルーム21 TOP > 「メール室」導入イメージと事例紹介

メールルームについて、このようなお悩みはございませんか?

上記のような内容でお悩みでしたら、是非お問い合わせください。
全てメールルーム21が解決いたします。

メールルーム21がご提案するソリューション

メールルーム21はご提案の際、まず企業様が「現在どのようなことで一番困っているのか?」「速やかに解決したいことは何か?」を詳細にリサーチいたします。

その後、企業様のお困りごとを解決するために必要な事柄をいかに最小限のコストでできるか検討しながら、
新たなメールルームの導入プランを組み立て、ご提案いたします。

そしてメールルームの導入後は「ご提案通りのメールルームが準備できたから、これで終わり」ではありません。
むしろ、ご提案から準備段階と同様に企業様の声に随時耳を傾け、スタッフとともにメールルームのその後の運用について検討し続けることが重要であると考えます。

メールルームは企業様の会社規模・業務内容により企業様毎に形態が異なりますが、メールルーム21はメール室導入後も業務内容の見直しをすることで、「機能的で効率的かつオンリーワンのメールルーム」を構築いたします。

メールルーム導入イメージ・運用フロー

メールルーム導入イメージ・運用フロー

メールルーム導入事例のご紹介

従業員数300人から3000人以上の企業様まで幅広く対応
メールルーム21のメールルーム導入事例

これまでメールルーム21が担当させていただきましたメールルームやそのご提案について、掲載しております。企業様によりメールルームへ重視するポイントは異なってまいります。

当社は企業様のお困りごとを細かにヒヤリングし、改善のための解決策をご提案いたします。

 

 

メールルーム21 ご提案事例

セキュリティを考慮した配達・集荷方法の検討と、荷物の誤配・紛失防止のためのログ管理システム導入。
社内メールへの英語対応が可能なメールルームスタッフを配置。

ご要望 IT関連企業のA社様よりメールルーム新設のご要望をいただく。
現在、A社様の都内オフィスのメール室をメールルーム21が運営。A社様が新たに研究施設を建設することになったため、そちらにもメールルームを設置することになった。

1:新施設は非常にセキュリティを重視しているため、配達/集荷方法を検討して欲しい
2:荷物の誤配や紛失防止のため、配達/発送のログを残したい
3:外資系企業のため、メールルームスタッフは社内メール等を英語で対応できることが必須条件
業種 IT関連企業
従業員数 非公開
フロア数 ■1〜5 □6〜10 □11〜15  □16〜20 □21〜
スタッフ数
メールルーム21のご提案

ヒヤリングを行った内容を基に、新たなメールルームのご提案をさせていただきました。
配達・集荷方法の検討を行い、英語対応が可能なスタッフを1名配置。

MAIL-ROOM Proposal / 1
一部のフロア以外はA社様従業員でも関係者以外は立ち入り禁止のため、荷物が到着したら受取人様へメールで連絡し、メールルームまで荷物を受け取りに来ていただくスタイルに決定。

発送荷物も発送人様がメールルームまでお持込みしていただく。
立ち入り可能なフロアは、部署毎に決められた場所までメールルームスタッフが配達/集荷を行う。
MAIL-ROOM Proposal / 2
到着した荷物を仕分けする時と配達/お渡しする時に必ず受取人様名を確認する「Wチェック」を徹底。
また、メールルーム21が独自開発した「メールルーム ログ管理システム」を導入し、宅配伝票等に記載されたバーコードを読み取り、データを管理することでログを残す方法にした。
MAIL-ROOM Proposal / 3
企業様に英語でプレゼンできるレベルのスタッフを配置。

※新施設に配達/集荷する複数の宅配業者、郵便局の担当者と新施設への荷物の配達時間や集荷時間について事前に交渉を行い、メールルーム業務のスケジュールを決めていった。 ※新施設OPEN前に全従業員に向けて社内web上でメールルームの運営時間や荷物の受取り方法等を作成してご案内(日本語・英語)。また、メールルーム窓口にもご案内POP(日本語・英語)を作成し配置。 ※新施設OPENに向けてスムーズにメールルームを開始できるよう、メールルーム21本部からスタッフを派遣し、備品什器の設置等の準備を手伝った。OPEN後もスタッフと電話やメールで日常的な連携を図り、定期ミーティングを行っている。
郵便物・宅配荷物等 ・郵便物、宅配物、社内便等の配達と集荷
・発送郵便物の料金計器による印字
・発送郵便物の郵便局への持込み
・発送宅配荷物の業者への荷渡し
・宅配荷物のシステムによるログ管理
・梱包資材の管理/発注/補充
・新聞の回収
・荷物に関する各種問い合わせ対応

メールルーム21 ご提案事例

特殊発送物の発送ミスや納品書・請求書等の封入ミスをなくしたい。
メールルーム内の整理整頓やスタッフのビジネスマナーなど、『メールルームの在り方』を改善提案。

ご要望 医療機器関連企業 B社様よりメールルーム改善のご要望をいただく。

1:既存業者による特殊発送物の発送ミスが多い
2:既存業者による納品書/請求書の封入ミス等が多い
3:既存業者スタッフのビジネスマナーが悪い
4:メールルーム内が整理整頓されていない
業種 医療機器関連企業
従業員数 □〜100 □〜300 □〜500  ■〜700 □〜999 □1,000〜 □2,000〜 □3,000〜
フロア数 ■1〜5 □6〜10 □11〜15  □16〜20 □21〜
スタッフ数
メールルーム21のご提案

現在メールルームで発生しているミスを改善するため、チェック体制を強化しました。
スタッフは2名配置し、メールルーム運用に必要なビジネスマナーを事前に教育。
メールルーム内も整理整頓し、荷物や必要な情報がどこにあるのかを明確にいたしました。

MAIL-ROOM Proposal / 1
メールルームスタッフの常駐体制を強化し、B社様従業員からメールで届く特殊発送物の発送指示と梱包作業を含めた発送準備(シッピングサービス)のチェックに力を入れたことから、導入開始から現在に至るまで発送ミスは0件。
MAIL-ROOM Proposal / 2
納品書/請求書の封入作業では、封入物とリストのチェック回数を増やすことで発送ミスを防いでいる。
MAIL-ROOM Proposal / 3
配置するスタッフにはビジネスマナーとメールルーム業務に必要な知識を他社メール室にて事前教育した。また、メールルームとB社様の事務スペースとの間にあるドアを開放し、気軽にコミュニケーションが図れるようにした。
MAIL-ROOM Proposal / 4
既存業者からの切り換え時にメールルーム内を整理整頓した。
例えば、壁に掲示されていた不要な貼紙をはがして必要な情報だけをわかりやすく配置し、荷物の誤配や紛失等の原因となりやすい床や棚に放置されていた不要な物を廃棄。
※一般宅配物や郵便物は個人別ラックへのお届けのため、仕分け時と個人別ラックに投函する時にWチェックを行い、誤配を防いでいる。 ※一般宅配物の発送荷物はエリア毎に決められた場所まで集荷。集荷場所には国内・海外便の各最終集荷時間の案内を設置し、最終集荷時間になったら「本日の集荷は終了しました」札を置いている。 ※集配業務でメールルームスタッフが事務スペース内を行き来することから、一目でメール室スタッフとわかるように制服を着用し、B社様従業員の安心感を与え、なおかつ業務に関することでのお声掛け(例えば「自分宛ての荷物は到着しているか「発送荷物が大量にあるので、台車で席まで集荷に来てほしい」など)をし易くした。
郵便物・宅配荷物等 ・郵便物、宅配物、社内便等の配達と集荷
・発送郵便物の集計
・発送郵便物、宅配荷物の業者への荷渡し
・梱包資材の管理/発注/補充
・新聞の回収〜配達
・荷物に関する各種問合せ対応
文房具等備品管理 ・納品された文房具を所定の場所へセット
コピー用紙
トナーの管理
・納品されたコピー用紙を所定の場所に配置
その他 ・シッピングサービス

メールルーム21 ご提案事例

3000人規模 フリーアドレス実施のIT企業様のメールルーム業務改善提案。荷物の仕分け時・配送時のチェックを徹底し、誤配や紛失を防止。

ご要望 IT関連企業 C社様よりメールルーム改善要望をご依頼いただく。

1:既存業者による荷物の誤配、紛失が多い
2:既存業者スタッフのビジネスマナーが悪い
業種 IT関連企業
従業員数 □〜100 □〜300 □〜500 □〜700 □〜999 □1,000〜 □2,000〜 ■3,000〜
フロア数 ■1〜5 □6〜10 □11〜15  □16〜20 □21〜
スタッフ数
メールルーム21のご提案

メールルーム21では、フリーアドレスの企業様へもメールルーム業務の対応が可能です。C社様は従業員数が3000人以上ということで、配置スタッフは9名。
またバックアップ体制も整え、緊急時のスポット対応可能にいたしました。

◆固定席が無い受取人様への配達のために、メールルームスタッフが荷物の受取人様とメールで受け取り場所についてやりとりができるよう、C社様からスタッフ全員にタブレットが支給されています。

MAIL-ROOM Proposal / 1
到着した荷物を仕分けする時と個人別ラックに投函(または受取人様に直接手渡し)する際に必ず受取人様名を確認する「Wチェック」を徹底した。特に外国の方の名前は間違えやすいので、必ずフルネームと英語表記の場合はスペルも確認。
MAIL-ROOM Proposal / 2
事前研修により、ビジネスマナーとメールルーム業務に必要な知識の習得をし、スタッフを配置。 ※導入直後は前業者からの業務切換えと重なることから、円滑にメールルーム業務が進むようにスタッフを多めに配置。現在は前業者より少ない9名体制で行っている。 ※スタッフを業務毎で縦割りにせず、スタッフ全員が全ての業務を把握するようにした。これにより、急病等で欠勤が発生しても他のスタッフが無理なく業務を遂行することができている。 ※弊社で運営管理しているビル内デリバリーおよび他社メールルーム全体でC社様へのバックアップ体制を構築。特に年末年始の年賀状対応やスポット的な案件にも必要な人員を配置できるような体制を構築した。 ※集配業務でメールルームスタッフが居室内を行き来するため、C社様従業員へ安心感を与えること、また、到着荷物を受け取りたいフリーアドレスの方に対して一目でメールルームスタッフとわかるようにするため制服を着用している。

 

郵便物・宅配荷物等 ・郵便物、宅配物、社内便等の配達と集荷
・発送郵便物の集計
・発送郵便物、宅配荷物の業者への荷渡し
・梱包資材の管理/発注/補充
・新聞の回収〜配達
・荷物に関する各種問合せ対応
文房具等備品管理 ・定期的に在庫チェック/発注/補充
コピー用紙
トナーの管理
・納品されたコピー用紙を所定の場所に配置
その他 ・サービスカウンター業務
・シッピングサービス業務

メールルーム21 ご提案事例

日々大量に届く荷物を個人デスクまで配達。また、文具や備品の管理・発注、管球交換などのファシリティ業務も代行。

ご要望 保険関連会社 D社様より、メールルーム設置のご要望をいただく。

1:大量に届く郵便物、宅配物等を個人のデスクまで届けて欲しい
2:総務代行業務
業種 保険関連会社
従業員数 □〜100 ■〜300 □〜500 □〜700 □〜999 □1,000〜 □2,000〜 □3,000〜
フロア数 ■1〜5 □6〜10 □11〜15  □16〜20 □21〜
スタッフ数
メールルーム21のご提案

メールルーム21では個人デスクへの配達のご要望や文具・備品などの発注等の各種総務代行業務も対応が可能なことから、フルタイムのスタッフ1名と、到着荷物の多い曜日のみ半日出勤をするスタッフを1名配置。

◆D社様は弊社がデリバリーセンター(ビル内デリバリー)を管理運営しているビルに入居されています。

MAIL-ROOM Proposal / 1
配達する郵便物や宅配荷物の物量は多いが、実際に配達先の受取人様はだいたい決まっており、またその数も従業員全体の1/3〜1/2程度のため仕分けがし易いことから、配置するメールルームスタッフをフルタイム勤務1名と到着荷物が多い曜日のみ半日勤務の1名をプラスした体制にした。

また、発送荷物も多いため、発送荷物は個人デスクからではなく、エリア毎に発送荷物を投函するBOX等を設置することで、メール室スタッフが1名でも十分に業務が遂行できるようにしている。
MAIL-ROOM Proposal / 2
D社様内では様々な総務代行業務も行っている(表参照)。
D社様は女性が多いオフィスのため、天井の管球交換や大量のコピー用紙を所定の場所まで運ぶなどの仕事が喜ばれている。※個人デスク配での誤配を防ぐため、仕分けした到着郵便物や宅配物等を個人の名前が記載された専用袋に入れて配達している。さらに、誤配を防ぐ方法として、到着荷物を仕分けする時と個人別の専用袋に封入する時、配達する時と「トリプルチェック」を行っている。 ※メールルームだけでは対応が難しい案件や、様々なご相談・ご要望についても、デリバリーセンターでバックアップをしている。
郵便物・宅配荷物等 ・郵便物、宅配物、社内便等の配達と集荷
・発送郵便物の料金計器による印字
・郵便料金計器の管理
・発送郵便物の集計
・発送郵便物、宅配荷物の業者への荷渡し
・梱包資材の管理/発注/補充
・新聞の回収〜配達
・荷物に関する各種問合せ対応
文房具等備品管理 ・定期的に在庫チェック/発注/補充
コピー用紙
トナーの管理
・納品されたコピー用紙を所定の場所に配置
パントリーの管理 ・来客用水(ペットボトル)の発注/補充
コーヒーメーカー等の
管理
・コーヒーメーカーのチェック
その他 ・管球交換
・他総務代行業務

メールルーム21 ご提案事例

既存メールルーム業務の補助要員として、企業様を熟知しているビル内デリバリースタッフが担当するため、スムーズな対応が可能。

ご要望 製薬関連会社 E社様より、既存メール室への補助のご依頼をいただく。

1:E社様メールルーム業務の補助:郵便局への回収/持込み
2:E社様メールルーム業務の補助:発送宅配物の個人デスクまでの集荷
3:セキュリティを重視しているため、担当スタッフを決めてほしい
業種 製薬関連会社
従業員数 □〜100 □〜300 □〜500 □〜700 □〜999 ■1,000〜 □2,000〜 □3,000〜
フロア数 □1〜5 ■6〜10 □11〜15  □16〜20 □21〜
スタッフ数
メールルーム21のご提案

ビル内デリバリーを担当しているビルへ入居されている企業様より、メール室業務の補助のご依頼をいただきました。E社様のご要望であるメールルーム業務の補助へは、デリバリーセンターのフルタイムスタッフ1名と、半日勤務のスタッフ1名を担当として配置。

◆E社様は弊社がデリバリーセンター(ビル内デリバリー)を管理運営しているビルに入居されています。

MAIL-ROOM Proposal / 1
到着および発送する郵便物が大量にあるため、1日に数回ビル内の郵便局まで台車で行く必要があり、E社様のメールルームスタッフだけでは難しいことからヘルプ業務を行っている。
MAIL-ROOM Proposal / 2
宅配物を発送したい場合、発送人様はデリバリーセンターに集荷依頼の電話をし、担当スタッフが発送人様のデスクまで集荷にお伺いしている。
MAIL-ROOM Proposal / 3
普段からE社様の社内ルールやセキュリティに精通しているデリバリーセンターの担当スタッフが、メールルームのヘルプ業務も担当をすることにした。 ※宅配便で発送できない荷物に関しては、E社様のメールルームスタッフに代わって担当スタッフがチャーター便を手配している。 ※メールルームだけでは対応が難しい案件や様々なご相談・ご要望については、デリバリーセンターとの連携でバックアップをしている。
郵便物・宅配荷物等 *通常のデリバリーセンターによる業務に付随したヘルプ業務
・ビル内郵便局への郵便物の回収/持込み
・チャーター便の手配
・発送宅配荷物の集荷
・荷物に関する各種問合せ対応

 

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