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メール室とは?

メール室とは、企業の総務部や各部署の総務担当スタッフ様の業務の中で、主に郵便物や宅配物のような配送荷物の荷受け・仕分け・配達・発送等の業務を一元管理する部署です。

企業様によって異なりますが、配送荷物の取り扱い以外の総務業務(ファシリティ業務)を代行しているメール室もあります。

メール室の業務

発送郵便物・宅配物の集荷   到着郵便物・宅配物の荷受けと仕分け   ファシリティ業務

メール室での主な業務内容

メール室は企業様内で以下のような業務を行います。
業務内容としては、様々な郵便物の荷受けから仕分け・配達、発送郵便物の集荷、切手管理、発送準備など多岐にわたります。

メール室の業務例

  • 到着郵便物、国内外からの宅配物、バイク便、外部拠点からの社内便の荷受け〜仕分け〜配達
  • 発送郵便物の集荷
  • 発送郵便物の料金印字
  • 郵便料金計器の管理または切手管理
  • 発送郵便物の郵便局への持込み、引渡し
  • 国内外への宅配物、バイク便、外部拠点への社内便の発送準備〜荷渡し
  • 居室内での社内便の回収〜仕分け〜配達

メール室業務 追加サービス

※企業様のニーズに合わせ、メール室では下記業務も併せてご提供することが可能です。

  • DM等の封入作業
  • 新聞の受取り〜配達
  • 会議室の予約、レイアウト変更、モニター等会議室の機器類のチェック
  • 文房具等の社内備品の管理、発注〜補充
  • コピー機およびコピー用紙、トナーの管理、発注〜補充
  • セキュリティカードの管理(写真撮影、発行・貸出)
  • コーヒーメーカー、ウォーターサーバーの管理
  • パントリーの管理
  • 居室内美観の点検(蛍光灯、破損品の有無)
  • 消防用設備の点検
  • 防災グッズ、備蓄品の管理、発注
  • その他総務代行業務

 

メールルーム21では、一般的なメール室業務の対応から「追加サービス」までクライアント様の多岐にわたるご要望へカスタマイズすることが可能です。

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