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メール室業務、ビル内デリバリー業務に関係する用語を解説

メール室・メールルーム
企業様の総務部業務の内、主に郵便物や宅配物等の配送に関する業務を行う部署。
現在、自社運営よりも外部に業務を委託するケースが主流である。
フリーアドレス
社員の席を固定せず、図書館のように机と椅子が用意された場所で自分の好きな席で仕事を行うスタイルのこと。特に営業職の従業員は不在にすることが多いため、フリーアドレスにすることで、居室内スペースを有効活用することができる。
書類等は共通のキャビネット、個人の荷物は個人用のキャビネットに保管されることが多い。
オフィスサポートサービス
企業様のニーズに応じて様々な業務や人材を提供するサービス。
一口に「オフィスサポ ートサービス」と言っても、一般事務や総務系の業務やIT関連などの専門的な業務まで多種多様で幅広い。
ファシリティ業務
『「ファシリティマネジメント:業務用不動産(土地、建物、構築物、設備等)すべてを経営にとって最適な状態(コスト最小、効果最大)で保有し、運営し、維持するための総合的な管理手法」と定義される。』
※ウィキペディアより引用

一般的に、メール室やオフィスサポートサービスのご説明やご提案時には、主に施設や設備等の管理を含めた総務業務の一部として使われる。
デスクデリバリー(個人デスク配)
企業様宛に届いた郵便物や宅配荷物等を、従業員様の個人デスク(または個人トレイなど)までお届けするサービスのこと。従業員様がメール室や到着した荷物をまとめて置いてある場所まで受取りに行かなくて済むため、従業員様が本来業務に専念できるメリットがある。
メール室ログ管理システム
全ての宅配業者に対応しできるよう、弊社が独自で開発したバーコード読み取りシステムのこと。
宅配荷物伝票に印字されているバーコードを読み取ることで、荷受けから配達までの個数管理が可能。
郵便料金計器
切手を一枚一枚貼るかわりに郵便物へ直接料金を印字することができ、郵便料金の管理と集計までを行える専用機械。大量に郵便物を発送する企業様にとっては業務面とコスト面の両方での省力化が図れる、というメリットがある。
郵便局が指定している料金計器の販売会社:
ピッツニーボウズ ジャパン(株)、日本ポスタリア・フランコチップ(株)、ネオポスト ジャパン(株)
ビル内デリバリー
ビル管理部門の一つとして、ビルに入館する業者・車両・配送荷物を一元管理すること。
「ビル内デリバリーとは」参照
荷捌き
ビル内デリバリーでの「荷捌き」とは、ビルに到着した荷物をさらにフロア別やテナント様別などに仕分けすること。
ELV/荷捌駐車場管理システム
「事前入退館予約データ」の管理により、事前の入退館スケジュールを組めるとともに、実際の入退館データを各プロセスで取り込むことで、入退館遅延などで発生する事前入退館予約データからのズレをリアルタイムに可視化することができる弊社が独自で開発したシステム(特許出願中)。
リアルタイムな施設利用状況の可視化により、突発的に来た入館業者の対応や、遅延入退館業者による混雑時でも常に空車情報を確認することができ、即座に対処することが可能。
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