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メール室スタッフ・館内物流担当者が重視すべき「ラストワンマイル」への姿勢

お茶の水オフィス勤務の石塚によるブログを掲載いたします。
石塚が普段行っている業務についてや、メール室スタッフ・館内物流担当者が注力するべき「ラストワンマイル」への姿勢についてご紹介をさせていただきます。

お茶の水オフィス 石塚の業務について

初めまして、ヒガシ21 ビルデリバリーサービス事業部の石塚と申します。
お茶の水オフィス勤務で、メーリングサービスオフィスの責任者として日々業務にあたっております。

私は業務の関係上、都内各所にあります「ビルデリバリー事業所」や「企業様のメール室」に伺う機会が多く、各所の桜を拝見でき、この季節は密かな楽しみの一つであります。

さて、そんな話はさておき、所属記載にもありますように、今年度よりメールルーム担当部署も頑張らせてもらっており、日々、異なる企業様のメール室とお話をさせていただく中で、お客様のご要望も多様化してきている事を感じております。

「ラストワンマイル」への付加価値

昨今の情報等でも話題になっております、物流(宅配)問題、もそのひとつです。

「ラストワンマイル」という言葉をご存知でしょうか。 直訳をすると「最後の1マイル」ということですが、物流業界では、この言葉は物理的な距離の長さではなく「お客様の手に届く最後の手段(方法)」を表します。

メール室業務・ビルデリバリー業務もこの「ラストワンマイル」が最も重要な業務のひとつです。 お客様へ最適(安全・安心)にお荷物等をお運び・集荷することで、付加価値を感じていただけるサービスの提供を心がけて行きたいと思います。

メール室スタッフ・館内物流担当者は、常に「お客様の大切な荷物をお預かりしている」という目線で業務を行っております。機密情報や個人情報の取り扱いについて十分注意を行っており、また、お客様のお手元へ正確に荷物をお届けすることを最も重視しております。

お客様へ確実に荷物を届ける・正確に荷物を取り扱うという「ラストワンマイル」の業務を行う上で、メール室スタッフ・館内物流スタッフの協力は欠かせません。 今後も、全スタッフ一丸となり、お客様の快適なオフィスを実現するため頑張ってまいります。

メールルーム21の「既存メール室改善事例」について

現在運営を行っておりますメール室の業務について、お困りのことはございませんか? メールルーム21ではメール室の新設はもちろん、既存メール室の業務改善に関するご相談も随時受け付けております。

既存のメール室へ対する改善提案を行った事例をご紹介いたします。

医療機器関連企業 B社様より、メール室の業務改善についてご相談をいただきました。
メールルーム21がB社 メール室担当者様へヒヤリングを行ったところ、現メール室に対する改善提案を求められました。

ご要望は、「特殊発送物の発送ミスをなくしてほしい」「納品書や請求書の封入ミスをなくしてほしい」「メール室スタッフのビジネスマナーが悪いため改善したい」「メール室内の整理整頓の徹底」といった4点があげられました。

メールルーム21は、上記の要望に対して下記の解決策をご提案いたしました。
現在ご提案の内容にて、問題なくメール室の運営を行っております。

特殊発送物の発送ミスについて

発送の際に起こるミスを改善するため、メール室スタッフによるチェック体制を強化いたしました。
チェック体制を強化するため、常駐体制を見直し。メール室へは常にスタッフを2名配置しております。

B社様従業員からいただいた特殊発送物の発送指示と梱包作業を含めた発送準備のチェックに力をいれました。 チェック体制の強化により、導入から現在まで、発送ミスは0件となっています。

納品書や請求書の封入ミスについて

納品書・請求書といった書類の封入作業上のミスについても、チェック体制を整えることでミスを防止。 封入物とリストを照らし合わせ適正にチェックを行うことで、封入ミスを防いでおります。

メール室スタッフのビジネスマナーについて

メールルーム21ではメール室スタッフへのビジネスマナー教育について注力しております。
メール室スタッフは企業様内で業務を行います。そのため、企業様にご迷惑をおかけしないようマナーに関する研修を行っております。

今回B社様へ配属されたメール室スタッフにつきましても、他スタッフ同様、メール室業務へ必要な知識だけではなくビジネスマナー研修を徹底。
またB社様の事務スペースとメール室の間にあるドアを解放することで、従業員様とメール室スタッフが気軽にコミュニケーションを図れるよう配慮いたしました。

メール室内の整理整頓について

既存メール室業者との切り替えのタイミングで、メール室内の整理整頓を行いました。
メール室内の荷物が煩雑な状況ですと、荷物の誤配や紛失等の原因となる場合がございます。 そのため、メール室業務へ関連のない不用品は処分を行いました。

導入にあたり改善を行った点

特殊発送物の発送ミスだけではなく、一般宅配物・郵便物の誤配送・紛失防止へも注力いたしました。
仕分け時・個人別ラックへの投函時にダブルチェックを行っております。

また集配業務でメール室スタッフが事務スペース移動するため、メール室スタッフとわかるよう制服の着用を義務付けております。
制服を着用することでメール室スタッフだということが分かり、従業員様へ安心感を与えます。また、荷物の到着や集荷に関するお声掛けがしやすくなりました。

メール室業務へ付随したサービス提供

B社様より、メール室業務へ付随したサービスのご依頼をいただきました。
郵便物や宅配物、社内便の配達・集荷はもちろん、「梱包資材の発注・管理」「新聞の回収・配達」「文房具やコピー用紙・トナーの管理」「ショッピングサービス」のご要望をいただきました。

メールルーム21ではお客様のご要望に合わせたメール室業務のカスタマイズが可能です。
事前のお打ち合わせでご要望をお伺いするのはもちろん、運用していく上でのサービス追加も対応を行っております。

セキュリティ面やファシリティ業務等、様々なご要望をお持ちかと考えます。
メールルーム21ではニーズに合ったサービスを展開し、お客様にとって最適なオフィス環境の実現をお手伝いいたします。

メール室に関するお見積や各種ご相談は、全て無料にて承っております。
メール室業務の改善について、お困りのことがございましたら是非お気軽にお問い合わせください。

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