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メールルーム21 スタッフブログ

メール室スタッフの業務内容について

メールルーム21では、お客様のご要望に合わせたメール室構築が可能です。
郵便物の仕分け作業・配達業務以外にも、ファシリティ業務や総務業務のオプションサービスがございます。

企業様の快適なオフィス環境実現のため、導入前のお打ち合わせ時にお客様が必要とするサービスをじっくりとヒヤリングし、必要なプランをご提案いたします。

本日のブログでは、メール室スタッフが行っている様々な業務について詳しくご説明をいたします。

郵便物や宅配便の荷受け

メール室の一番の業務は、やはり郵便物や宅配便の荷受けです。
受け取った荷物を部署や個人毎に仕分けを行い、お届けすることが最も基本的な業務のひとつです。

荷物の受け渡し方法としては、いくつかパターンがございます。
お客様のご要望に合わせて、どのようなお引渡し方法にするかを事前に決定いたします。

■荷物を引き取りにきていただく

居室内のセキュリティを重視したい場合、メール室内での荷物の受け渡しをおすすめしております。
メール室スタッフが執務スペースに立ち入ることがないため、関係者以外立ち入りが禁止されているエリアが多くある企業様の場合、メール室内での荷物のお渡しをご依頼いただく傾向にあります。

■部署毎にお渡しする部署配

お荷物を決められた場所へ一括お届けを行う「部署配」へ対応しております。
配達する場所についても、部署のご担当者様へお渡しする場合と部署別の棚へ一括でお届けする場合と、お客様により様々です。
こちらも、お引渡しの場所によりメール室スタッフが執務スペースに立ち入ることなくお荷物のお届が可能となっております。

■個人のデスクへ荷物をお届けする個人配

居室や執務スペースにメール室スタッフの立ち入りが許可いただける場合、個人配へも対応しております。
全てのお荷物を個人デスクや個人別ラック宛にお届けすることが可能です。
直接メール室スタッフがお届けをすることで、部署の決められた場所へ取りに行く必要がないため、ひとりひとりの業務へと集中していただけます。

デスクへの配達・個人別ラックへのお届けはもちろん、フリーアドレスの会社様へも対応を行っております。
フリーアドレスの会社様の場合、お荷物の受け渡しに関するご連絡方法等をあらかじめ決める必要がございます。

フリーアドレスオフィスへの事例としては、お荷物が届いた段階で「受取人の方へSNSを利用して通知する」「個人用の棚がある場合は棚へ配達する」「連絡を取り合い場所を指定し、個人宛に届ける」といった対応が可能です。
業務に差支えない方法にて荷物の受け渡しを行います。

■部署配+個人配

お荷物の種類により部署配と個人配に分けてお届けすることも可能です。
あらかじめ企業様とメール室にて荷物に関する共通のルールを定めておき、お荷物のお渡しを行います。

メール室スタッフが居室内に立ち入る場合、メール室スタッフとわかるよう制服の着用等を行うこともございます。
業務中の服装について、企業様の社風に合わせた対応が可能です。

荷物の受け渡し時は、紛失や誤配を防ぐために個数や伝票、住所といった項目を必ずチェックいたします。
また、チェック時はダブルチェックを行っております。荷物を受け取る際と、仕分け時に確認をいたします。

お荷物の発送業務

メール室は、企業様からお荷物を発送する際の窓口にもなります。
お荷物の集荷についても、お客様のニーズに合わせたプランニングをいたします。

■従業員様がメール室へ荷物を預ける

セキュリティ重視のメール室の場合、居室や執務スペースにメール室スタッフが立ち入れないため、従業員様にメール室へ荷物をお持ちいただく必要がございます。

■所定の場所での集荷

メール室スタッフが執務スペースに立ち入ることができる企業様の場合、フロアや部署毎に決められた場所へ荷物を置いていただき、その場所へメール室スタッフが集荷へ向かいます。

メール室スタッフは、発送に関する基本的な知識についても研修を行っております。
業者ごとの配送料・配送プランの違いや配送にかかる大まかな日数などのメール室業務に関する事柄で、従業員様のご質問に対してその場で答えられるよう努めさせていただきます。

文具やコピー用紙といった備品の管理について

企業様により、ファシリティ業務に関するサービスを付加する場合がございます。
文具やコピー用紙といったオフィス備品の管理等もお任せください。

文具やコピー用紙の管理方法について、基本的には既存のルールがある場合ルールに従います。
管理上のルールがない場合は、企業様の状況に合わせたルール作りとルールの徹底に努めます。

発注数や発注の目安等も企業様に合せてルール作りを行いますので、ご要望がある場合は事前にお打ち合わせを行います。また、運用を行っていく上で問題が発生した場合は、改善策をご提案させていただきます。

会議室の管理について

メール室業務とともに会議室の管理をお任せいただくこともございます。
会議室使用に関する管理はもちろん、会議室で使用する備品の貸出管理なども付随して行います。

管理方法についても、備品のチェックリスト等がない場合は新たに作成し使用します。

書類の保管業務

こちらは別サービスとはなりますが、文書の保管サービスもございます。
有料にて、企業様の書類をお預かりするサービスです。

文書保管サービスについても、お気軽にお問い合わせください。

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